Hausverwaltungswechsel in München: Schritt-für-Schritt Anleitung für einen reibungslosen Übergang

Der Gedanke, die Hausverwaltung zu wechseln, entsteht oft aus Frustration. Die Verwaltung antwortet nicht schnell genug, Reparaturen werden verzögert, oder die Abrechnungen erscheinen intransparent. In München, einer Stadt mit vielen älteren Wohnkomplexen und unterschiedlich qualifizierten Verwaltungen, ist der Wechsel eine völlig legitime Option. Doch wie funktioniert das praktisch? Welche Schritte sind notwendig, welche Unterlagen braucht die neue Verwaltung, und wie vermeidet man Übergangsprobleme? Dieser Leitfaden beantwortet alle Ihre Fragen.

1. Warum wechselt man die Hausverwaltung?

Es gibt verschiedene Gründe für einen Verwaltungswechsel:

Unzureichende Kommunikation: Anrufe werden nicht beantwortet, Anfragen dauern Wochen
Intransparente Abrechnungen: Hausgeldabrechnungen sind unklar oder fehlerhafte Buchungen treten gehäuft auf
Schlecht durchgeführte Instandhaltung: Reparaturen werden verzögert oder unprofessionell ausgeführt
Zu hohe Gebühren: Die Verwaltungsgebühren erscheinen im Vergleich zu anderen Anbietern überteuert
Wechsel des Eigentümers: Neue Eigentümer möchten die Verwaltung nach ihren Vorstellungen aussuchen
Fachliche Unzulänglichkeit: Die Verwaltung verfügt nicht über die notwendige Kompetenz für größere Projekte

In Neuperlach, Berg am Laim und anderen dicht besiedelten Stadtteilen Münchens gibt es viele Wohnkomplexe mit großen Gemeinschaften und komplexen Strukturen. Eine unpassende Verwaltung führt hier schnell zu Konflikten, die sich über Jahre hinziehen und letztlich den Wert der Immobilie gefährden.

2. Vorbereitung: Die innere Abstimmung

Ein erfolgreicher Verwaltungswechsel beginnt mit einer klaren Entscheidung innerhalb der Eigentümergemeinschaft.

2.1 Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung

Der Wechsel der Hausverwaltung ist eine Entscheidung der Eigentümergemeinschaft und erfordert einen Mehrheitsbeschluss. Gemäß § 27 WEG braucht es 50 % plus ein Stimme - vorausgesetzt, mindestens 50 % der Stimmen sind anwesend oder vertreten. In der Praxis empfiehlt sich eine Einladung mit ausreichend Vorlaufzeit (mindestens zwei Wochen) und einer klaren Tagesordnung.

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Rechtlicher Hinweis: Abstimmungsmehrheiten in der WEG

Das Wohnungseigentumsgesetz unterscheidet verschiedene Abstimmungsmehrheiten je nach Art des Beschlusses. Der Wechsel der Hausverwaltung braucht gemäß § 27 Abs. 1 WEG eine einfache Mehrheit der Stimmen. Dies bedeutet: Mehr als 50 % der anwesenden oder vertretenen Stimmen müssen dem Beschluss zustimmen. Eine Beschlussfähigkeit liegt vor, wenn mindestens 50 % der Eigentumsanteile vertreten sind. Besitzer können sich durch Bevollmächtigte vertreten lassen, was die Quote leichter zu erreichen macht.

Wichtig: Wenn bestimmte Bedingungen nicht erfüllt sind (z.B. keine Beschlussfähigkeit), muss die Versammlung zu einer zweiten Abstimmung einberufen werden, bei der dann nur 25 % der Stimmen nötig sind. Dies kann den Prozess verzögern.

2.2 Information der aktuellen Verwaltung

Ist der Beschluss gefasst, muss die aktuelle Verwaltung informiert werden. Dies sollte schriftlich geschehen, mit klarer Frist und der Begründung für den Wechsel. Im Normalfall reicht eine Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats. Überprüfen Sie jedoch den Verwaltungsvertrag auf abweichende Kündigungsfristen - manche Verwaltungen vereinbaren längere Fristen oder Kündigungsklauseln.

2.3 Auswahl der neuen Verwaltung

Parallel zum Kündigungsprozess sollte die neue Verwaltung gesucht werden. Empfehlungen von anderen Eigentümern, Online-Bewertungen und persönliche Gespräche helfen bei der Wahl. In München gibt es spezialisierte Verbände wie der Verband der Immobilienverwalter Bayern, die Listen zertifizierter Verwalter führen.

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3. Übergabeprozess: Was die neue Verwaltung benötigt

Der Übergabeprozess ist der kritischste Punkt. Hier entscheidet sich, ob der Wechsel reibungslos verläuft oder zu Pannen führt.

3.1 Erforderliche Unterlagen

Die neue Verwaltung benötigt folgende Unterlagen:

Rechtliche und verwaltungstechnische Unterlagen:

Teilungserklärung (Gemeinschaftsordnung)
Verwaltungsordnung
Hausordnung
Protokolle der letzten 3-5 Eigentümerversammlungen
Alle aktuellen Beschlüsse der Gemeinschaft
Liste aller Eigentumsanteile mit Eigentümernamen und Kontaktdaten

Finanzielle Unterlagen:

Jahresabschlüsse der letzten 3-5 Jahre
Hausgeldbescheide für das laufende Geschäftsjahr
Rechnungen und Quittungen der letzten 12 Monate
Bücher (Einnahmen und Ausgaben)
Rücklagenkonto-Auszüge
Versicherungspolicen (Gebäudeversicherung, Haftpflicht, etc.)

Technische und bauliche Unterlagen:

Grundrisse und Baupläne
Wartungsprotokolle für Heizung, Aufzug, Elektrik
Energieausweise
Inspektions- und Prüfberichte

Verträge:

Verträge mit Handwerkern (Heizung, Wasser, Elektrik, Reinigung, etc.)
Mietverträge (falls Gemeinschaftsräume vermietet sind)
Versicherungsverträge

Die alte Verwaltung ist verpflichtet, alle diese Unterlagen herauszugeben. Dies ist nicht nur rechtlich geboten, sondern auch im Interesse eines reibungslosen Übergangs. Lückenhafte Übergaben führen zu unnötigen Verzögerungen und Kosten.

3.2 Zeitrahmen der Übergabe

Ein realistischer Zeitrahmen für die Übergabe ist 4-8 Wochen. In dieser Zeit sollte:

Die alte Verwaltung alle Unterlagen aushändigen (2-3 Wochen)
Die neue Verwaltung die Unterlagen prüfen und Fragen klären (1-2 Wochen)
Die Konten auf die neue Verwaltung umgestellt werden (1-2 Wochen)
Ein Termin mit beiden Verwaltungen vor Ort stattfinden, um technische Systeme zu erläutern

Eine schriftliche Übergabebestätigung dokumentiert, dass alle Unterlagen vollständig übergeben wurden. Dies ist wichtig für den Fall von späteren Unstimmigkeiten.

4. Die ersten Wochen mit der neuen Verwaltung

Nach der Übergabe beginnt die operative Phase. Hier zeigt sich, ob die Wahl richtig war.

4.1 Ankündigung gegenüber den Eigentümern

Die neue Verwaltung sollte sich mit einem Schreiben vorstellen, in dem Kontaktpersonen, Öffnungszeiten und digitale Kanäle klar benannt werden. Dies beruhigt die Eigentümer und signalisiert Kontinuität.

4.2 Kommunikation mit Handwerkern und Dienstleistern

Alle Dienstleister (Heizungswartung, Facility Management, Reinigung, etc.) müssen über den Verwaltungswechsel benachrichtigt werden. Der Wechsel selbst ist oft unproblematisch, solange Verträge und Leistungen klar dokumentiert sind.

4.3 Transparenzmaßnahmen

In den ersten Wochen sollte die neue Verwaltung transparente Maßnahmen ergreifen:

Offenlegung der aktuellen Finanzlage
Zeitnahe Beantwortung von Fragen
Regelmäßige Updates zu anstehenden Aufgaben

Dies stärkt das Vertrauen und zeigt, dass der Wechsel positiv war.

5. Häufige Probleme und deren Lösung

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Probleme während des Übergabeprozesses

Problem: Unterlagen sind unvollständig oder unauffindbar - Lösung: Setzen Sie eine schriftliche Frist (meist 2 Wochen) und drohen Sie mit Schadensersatz, falls wichtige Unterlagen unwiederbringlich verloren sind. Notfalls schalten Sie einen Anwalt ein.

Problem: Rechnungen laufen noch auf den alten Namen - Lösung: Beauftragen Sie die alte Verwaltung, alle ausstehenden Rechnungen sofort zu bezahlen oder auf die neue Verwaltung umzuleiten. Prüfen Sie alle Lieferverträge auf Kündigungsfristen.

Problem: Hausgeldrückstände von Eigentümern sind nicht dokumentiert - Lösung: Lassen Sie sich von der alten Verwaltung eine schriftliche Aufstellung aller Schulden geben und fordern Sie diese ein. Die neue Verwaltung sollte erst dann vollständig operativ werden.

Problem: Notwendige Reparaturen werden verzögert - Lösung: Erstellen Sie eine Prioritätenliste dringender Maßnahmen und besprechen Sie diese mit der neuen Verwaltung in einem Kick-off-Termin.

6. Kosten eines Verwaltungswechsels

Ein Verwaltungswechsel verursacht zusätzliche Kosten, die oft übersehen werden:

Übergabearbeiten: 500-2.000 € (abhängig von Objektgröße und Komplexität)
Buchhaltungs- und Abrechnungsarbeiten: 500-1.500 €
Rechtsberatung (optional): 1.000-3.000 €
Kontoumstellung und Bankgebühren: 100-500 €

Diese Kosten sind legitim und sollten transparent ausgewiesen werden. Sie sind meist günstiger als die Fortsetzung mit einer schlechten Verwaltung, besonders wenn diese zu teuren Fehlern führt.

7. Checkliste für einen erfolgreichen Verwaltungswechsel

Nutzen Sie diese Checkliste, um den Prozess strukturiert durchzuführen:

☐ Beschluss der Eigentümergemeinschaft gefasst
☐ Alte Verwaltung schriftlich gekündigt
☐ Neue Verwaltung ausgewählt und Vertrag unterzeichnet
☐ Kündigungsfrist läuft, neue Verwaltung ist benannt
☐ Übergabeverhandlung mit klarem Zeitplan geplant
☐ Alle Unterlagen zusammengetragen und übergeben
☐ Konten und Dienste umgestellt
☐ Erste Eigentümerversammlung unter neuer Verwaltung durchgeführt
☐ Rückmeldungen von Eigentümern systematisch erfasst

Fazit: Ein Verwaltungswechsel ist möglich und lohnt sich

Ein Wechsel der Hausverwaltung ist kein Rechtsbruch und keine Seltenheit - sondern eine wichtige Möglichkeit für Eigentümergemeinschaften, die Qualität ihrer Verwaltung zu verbessern. Mit klarer Vorbereitung, guter Kommunikation und den richtigen Unterlagen verläuft der Prozess reibungslos. In München, mit vielen älteren und komplexen Wohnkomplexen, ist eine professionelle und responsive Verwaltung der Schlüssel zu langfristigem Erfolg und Wertstabilität.

Haben Sie Fragen zu Ihrem geplanten Verwaltungswechsel oder benötigen Sie rechtliche Beratung? Kontaktieren Sie uns unter Kontakt - wir unterstützen Sie gerne bei diesem wichtigen Schritt.

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