WEG-Verwaltung reagiert nicht - Kommunikation, Kontrolle, Konsequenzen

Es ist frustrierend: Sie haben Ihrer WEG-Verwaltung eine wichtige Frage gestellt, eine Beschwerde geschickt oder um Informationen gebeten - und erhalten keine Antwort. Tage vergehen, Wochen ziehen ins Land, und Sie fragen sich: Was nun? Darf die Verwaltung einfach schweigen? Und welche Rechte haben Sie als Eigentümer oder Verwaltungsbeirat?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was Sie tun können, wenn die WEG-Verwaltung nicht reagiert - und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, um Ihr Recht durchzusetzen, ohne sofort den Rechtsweg zu gehen.

Warum reagiert die WEG-Verwaltung nicht?

Bevor Sie in Panik geraten oder direkt eskalieren, lohnt es sich, die möglichen Gründe zu verstehen. Oft steckt kein böser Wille dahinter, sondern:

• Überlastung: Viele Verwaltungen betreuen Dutzende WEGs gleichzeitig. Ihre Anfrage ist vielleicht untergegangen.
• Urlaubszeit: In Ferienzeiten sind Mitarbeiter oft abwesend - ohne Vertretung.
• Fehlende Priorität: Ihre Anfrage wurde nicht als dringend eingestuft.
• Unklare Zuständigkeit: Niemand fühlt sich verantwortlich für Ihre Frage.
• Schlechte Kommunikationsstruktur: Es gibt keine klaren Prozesse für Anfragen und Beschwerden.
• Absichtliches Schweigen: In seltenen Fällen ignoriert die Verwaltung bewusst unangenehme Anfragen.

Wichtig: Gehen Sie zunächst von einem organisatorischen Problem aus - nicht von böser Absicht. Das erleichtert die Kommunikation.

Was muss die WEG-Verwaltung leisten? (§ 27 WEG)

Die Pflichten der WEG-Verwaltung sind gesetzlich geregelt. Laut § 27 WEG (Wohnungseigentumsgesetz) muss die Verwaltung:

• die Beschlüsse der Eigentümer ausführen
• für die Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums sorgen
• die Verwaltung ordnungsgemäß führen
• regelmäßig Rechnung legen (meist jährlich in der Eigentümerversammlung)
• auf Anfragen von Eigentümern und Verwaltungsbeirat angemessen reagieren

Das Gesetz legt zwar keine konkrete Frist fest, innerhalb derer die Verwaltung antworten muss. Aber: Eine angemessene Reaktionszeit wird vorausgesetzt. Was „angemessen" ist, hängt vom Einzelfall ab:

• Einfache Anfragen (z. B. „Wann findet die nächste Eigentümerversammlung statt?"): 3-7 Tage
• Komplexe Anfragen (z. B. „Bitte um Einsicht in alle Abrechnungen der letzten 5 Jahre"): 2-4 Wochen
• Notfälle (z. B. Wasserschaden): sofortige Reaktion erforderlich

Wenn die Verwaltung auch nach mehrfacher Aufforderung nicht reagiert, können Sie Maßnahmen ergreifen.

Die Eskalationskaskade - so gehen Sie vor

Wenn Ihre WEG-Verwaltung nicht reagiert, sollten Sie schrittweise vorgehen - vom höflichen Nachhaken bis zur letzten Konsequenz. Hier ist eine bewährte 4-Stufen-Eskalation:

Stufe 1: Höflich nachhaken (nach 7-14 Tagen)

Manchmal geht eine E-Mail einfach unter. Schicken Sie eine freundliche Erinnerung:

Beispiel:

„Sehr geehrte Damen und Herren,
am [Datum] habe ich Ihnen eine Anfrage zu [Thema] gestellt. Bisher habe ich keine Antwort erhalten. Könnten Sie bitte bis zum [Datum in 7 Tagen] Stellung nehmen? Vielen Dank."

Wichtig: Bleiben Sie höflich, aber setzen Sie eine klare Frist.

Stufe 2: Schriftliche Aufforderung mit Hinweis auf Pflichten (nach weiteren 7 Tagen)

Wenn weiterhin keine Reaktion erfolgt, werden Sie konkreter. Verweisen Sie auf die gesetzlichen Pflichten der Verwaltung:

Beispiel:

„Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe Sie am [Datum] und erneut am [Datum] um Auskunft zu [Thema] gebeten. Bisher habe ich keine Antwort erhalten. Gemäß § 27 WEG sind Sie verpflichtet, die Verwaltung ordnungsgemäß zu führen und auf Anfragen von Eigentümern angemessen zu reagieren.
Ich bitte Sie dringend, mir bis zum [Datum in 7 Tagen] eine Rückmeldung zu geben. Andernfalls sehe ich mich gezwungen, den Verwaltungsbeirat und ggf. die Eigentümergemeinschaft zu informieren."

Wichtig: Sie drohen nicht mit rechtlichen Schritten, sondern weisen sachlich auf die Pflichten hin.

Stufe 3: Verwaltungsbeirat einschalten

Wenn die Verwaltung weiterhin schweigt, informieren Sie den Verwaltungsbeirat. Der Beirat hat mehr Durchsetzungskraft und kann die Verwaltung zur Antwort auffordern.

Beispiel:

„Lieber Verwaltungsbeirat,
ich habe die WEG-Verwaltung mehrfach (am [Datum], [Datum] und [Datum]) zu [Thema] kontaktiert, aber keine Antwort erhalten. Könnt ihr bitte bei der Verwaltung nachhaken? Das Thema ist wichtig, weil [kurze Begründung]."

Praxis-Tipp: Der Verwaltungsbeirat kann in seiner Rolle die Verwaltung auffordern, schriftlich Stellung zu nehmen. Das erhöht den Druck.

Stufe 4: Eigentümerversammlung - Abberufung der Verwaltung

Wenn auch der Verwaltungsbeirat nicht weiterkommt, bleibt als letzte Stufe die Eigentümerversammlung. Hier können Sie:

• Einen Beschluss herbeiführen, dass die Verwaltung auf Anfragen angemessen reagieren muss (mit Frist)
• Die Abberufung der Verwaltung beantragen (wenn die Verwaltung dauerhaft ihre Pflichten verletzt)

Wichtig: Für die Abberufung ist eine Mehrheit der Eigentümer erforderlich. Dokumentieren Sie vorher alle Versuche, die Verwaltung zu erreichen - das erhöht Ihre Chancen. Details zum Prozess finden Sie in unserem Artikel „Hausverwaltung rechtssicher kündigen".

Was tun, wenn es um Notfälle geht?

Wenn es sich um einen Notfall handelt (z. B. Wasserschaden, Brandgefahr, Einsturzgefahr), dürfen Sie nicht tagelang auf eine Antwort warten. In solchen Fällen:

1. Verwaltung telefonisch und per E-Mail kontaktieren (mit Hinweis auf Notfall)
2. Verwaltungsbeirat informieren (ebenfalls telefonisch)
3. Eigenmächtig handeln, wenn Gefahr im Verzug ist (z. B. Handwerker beauftragen)
4. Kosten später über die WEG abrechnen (am besten vorher rechtlich absichern)

Wichtig: Dokumentieren Sie den Notfall (Fotos, Zeugen) und alle Kontaktversuche. Das ist entscheidend, falls es später zu Diskussionen über die Kosten kommt.

Externe Hilfe holen - wenn nichts mehr geht

Wenn die Verwaltung trotz aller Versuche nicht reagiert und die Situation eskaliert, gibt es externe Anlaufstellen:

1. Rechtsanwalt für Mietrecht / WEG-Recht

Ein Anwalt kann:

• Eine formelle Aufforderung an die Verwaltung schicken
• Rechtliche Schritte einleiten (z. B. Unterlassungsklage)
• Sie bei der Eigentümerversammlung vertreten

Praxis-Tipp: Viele Rechtsanwälte bieten eine Erstberatung für ca. 190 Euro an. Das kann sich lohnen, um Klarheit zu bekommen.

2. Verband Wohnen im Eigentum (WiE)

Der Verband Wohnen im Eigentum bietet kostenlose Beratung für Mitglieder und kann in Konflikten vermitteln.

Kontakt: www.wohnen-im-eigentum.de

3. Ombudsstelle (falls vorhanden)

Manche Verwalterverbände haben eine Ombudsstelle, die bei Streitigkeiten vermittelt. Fragen Sie nach, ob Ihre Verwaltung Mitglied in einem Verband ist.

4. Wechsel der Verwaltung

Wenn die Kommunikation dauerhaft nicht funktioniert, bleibt als letzte Option der Wechsel der Verwaltung. Das erfordert einen Beschluss in der Eigentümerversammlung. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie:

• Alle Versäumnisse dokumentieren
• Mitstreiter unter den Eigentümern suchen
• Alternative Verwaltungen recherchieren

Unser Artikel „Hausverwaltung finden in München" hilft Ihnen bei der Auswahl einer neuen Verwaltung. Auch bei Ärger durch schlechte Kommunikation kann ein Wechsel sinnvoll sein.

Beispiel aus der Praxis: WEG in München

Situation:
Eine WEG in München hat seit Monaten ein Problem mit Feuchtigkeit im Keller. Der Eigentümer Herr M. schreibt der Verwaltung mehrfach, erhält aber keine Antwort. Er befürchtet Schimmelbildung und Schäden am Gebäude.

Vorgehen:

1. Erste E-Mail am 1. März - keine Antwort
2. Erinnerung am 10. März - keine Antwort
3. Verwaltungsbeirat informiert am 15. März - Beirat kontaktiert Verwaltung
4. Verwaltung reagiert am 18. März (nach Druck durch Beirat) - Handwerker wird beauftragt

Fazit: Dank der Einschaltung des Verwaltungsbeirats konnte das Problem gelöst werden - ohne rechtliche Schritte.

Checkliste: Was tun, wenn die WEG-Verwaltung nicht reagiert?

✅ Nach 7-14 Tagen: Höfliche Erinnerung per E-Mail
✅ Nach weiteren 7 Tagen: Schriftliche Aufforderung mit Hinweis auf § 27 WEG
✅ Bei weiterem Schweigen: Verwaltungsbeirat einschalten
✅ Bei Notfällen: Sofort Verwaltungsbeirat informieren und ggf. eigenmächtig handeln
✅ Alle Kontaktversuche dokumentieren (E-Mails, Briefe, Protokolle)
✅ Bei dauerhafter Pflichtverletzung: Abberufung in Eigentümerversammlung beantragen
✅ Externe Hilfe holen: Rechtsanwalt, Verband, Ombudsstelle

Häufige Fragen (FAQ)

Darf die WEG-Verwaltung einfach nicht antworten?

Nein. Die Verwaltung ist laut § 27 WEG verpflichtet, die Verwaltung ordnungsgemäß zu führen. Dazu gehört auch, auf Anfragen angemessen zu reagieren. Was „angemessen" ist, hängt vom Einzelfall ab - aber dauerhaftes Schweigen ist nicht akzeptabel.

Wie lange darf die Verwaltung mit einer Antwort warten?

Das Gesetz nennt keine konkrete Frist. Als Faustregel gilt:

• Einfache Anfragen: 3-7 Tage
• Komplexe Anfragen: 2-4 Wochen
• Notfälle: sofort

Wenn die Verwaltung länger braucht, sollte sie das kommunizieren (z. B. „Wir benötigen noch zwei Wochen, um die Unterlagen zusammenzustellen").

Was kann ich tun, wenn die Verwaltung auch nach mehrfacher Aufforderung nicht reagiert?

Gehen Sie die Eskalationskaskade durch:

1. Höfliche Erinnerung
2. Schriftliche Aufforderung mit Hinweis auf Pflichten
3. Verwaltungsbeirat einschalten
4. Eigentümerversammlung - Beschluss oder Abberufung

Kann ich die Verwaltung abberufen, wenn sie nicht reagiert?

Ja, aber nur per Beschluss in der Eigentümerversammlung. Sie brauchen eine Mehrheit der Eigentümer. Dokumentieren Sie alle Versäumnisse der Verwaltung - das erhöht Ihre Chancen.

Was tue ich in einem Notfall (z. B. Wasserschaden)?

Bei Notfällen dürfen Sie nicht warten. Kontaktieren Sie die Verwaltung telefonisch und per E-Mail, informieren Sie den Verwaltungsbeirat und handeln Sie notfalls eigenmächtig. Dokumentieren Sie alles (Fotos, Zeugen).

Kann ich die Verwaltung auf Schadensersatz verklagen, wenn sie nicht reagiert?

Theoretisch ja - wenn durch das Schweigen der Verwaltung ein Schaden entstanden ist (z. B. ein Wasserschaden hätte verhindert werden können). In der Praxis ist das aber schwer nachzuweisen. Sprechen Sie mit einem Anwalt.

Muss ich als Eigentümer immer über die Verwaltung gehen?

In den meisten Fällen ja. Die Verwaltung ist der zentrale Ansprechpartner für die WEG. Bei Notfällen oder wenn die Verwaltung dauerhaft nicht reagiert, können Sie auch direkt Handwerker beauftragen - aber klären Sie das vorher rechtlich ab.

Hilft der Verwaltungsbeirat wirklich?

In den meisten Fällen ja. Der Beirat hat mehr Durchsetzungskraft als einzelne Eigentümer und kann die Verwaltung wirksam unter Druck setzen. Wenn der Beirat nicht hilft, wenden Sie sich an die Eigentümergemeinschaft.

Kann ich die Verwaltung wechseln, ohne dass alle Eigentümer zustimmen?

Nein. Ein Wechsel der Verwaltung erfordert einen Beschluss in der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit (§ 26 WEG). Sie müssen also andere Eigentümer überzeugen.

Was kostet ein Anwalt, wenn ich rechtliche Schritte einleiten will?

Eine Erstberatung kostet meist um die 190 Euro (gesetzlich geregelt). Wenn es zu einem Gerichtsverfahren kommt, können die Kosten höher sein - je nach Streitwert. Fragen Sie Ihren Anwalt vorher nach den voraussichtlichen Kosten.

Fazit: Nicht schweigen - handeln!

Wenn Ihre WEG-Verwaltung nicht reagiert, sollten Sie nicht tatenlos zuschauen. Gehen Sie strukturiert vor - vom höflichen Nachhaken bis zur Einschaltung des Verwaltungsbeirats oder der Eigentümerversammlung. In den meisten Fällen lässt sich das Problem lösen, ohne dass es zum Rechtsstreit kommt.

Wichtig: Dokumentieren Sie alle Kontaktversuche. Das ist entscheidend, falls Sie später rechtliche Schritte einleiten oder die Verwaltung abberufen wollen.

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