Datenschutzhinweise zur Verwaltung

Für Eigentümer, Bewohner und Dienstleister der von uns verwalteten Gemeinschaften

Für wen diese Hinweise gelten

Wir verwalten Wohnungseigentümergemeinschaften. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten von:

  • Eigentümerinnen und Eigentümern der verwalteten Gemeinschaften
  • Bewohnern und Mietern in den verwalteten Häusern
  • Mitgliedern der Verwaltungsbeiräte
  • Ansprechpartnern bei Handwerksbetrieben, Dienstleistern, Versicherern und Behörden

Diese Hinweise sagen Ihnen, welche Daten das sind, wofür wir sie brauchen und wer sie erhält (Art. 13 und 14 DSGVO). Für den Besuch unserer Website gilt die Datenschutzerklärung.

Verantwortliche Stelle

Immobilienverwaltung Wottschal
Marina Wottschal
Ollenhauerstraße 5
81737 München

Telefon: +49 163 6973412
E-Mail: info@immowot.de

Wir handeln als bestellte Verwalterin der jeweiligen Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft (§ 18 Abs. 1 WEG). Wir vertreten sie (§ 9b Abs. 1 WEG). Für die Verarbeitung Ihrer Daten in unserem Büro und in unseren Systemen sind wir verantwortlich. Mit Fragen zum Datenschutz und zu Ihren Rechten wenden Sie sich an uns.

Welche Daten wir verarbeiten

Eigentümer

  • Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  • Einheit, Miteigentumsanteil und Zeitraum des Eigentums
  • Bankverbindung und SEPA-Lastschriftmandat
  • Hausgeldzahlungen, Rückstände und Ergebnisse der Abrechnung
  • Verbrauchswerte für Heizung und Wasser
  • Teilnahme an Versammlungen, Vollmachten, Stimmabgaben und Beschlüsse
  • Schriftverkehr, Schadensmeldungen und Vorgänge zur Einheit

Bewohner und Mieter

  • Name, Einheit und Kontaktdaten, soweit sie uns mitgeteilt werden
  • Schadensmeldungen und Terminabsprachen
  • Verbrauchswerte der Einheit

Dienstleister und andere Ansprechpartner

  • Name, Funktion und Kontaktdaten der Ansprechpartner
  • Angebote, Aufträge, Rechnungen und Schriftverkehr
  • Bankverbindung für Zahlungen

Woher die Daten stammen

Die meisten Daten nennen Sie uns selbst. Weitere Daten können wir erhalten von:

  • der bisherigen Verwaltung, wenn wir eine Gemeinschaft übernehmen
  • anderen Eigentümern und dem Verwaltungsbeirat
  • Eigentümern, die uns ihre Mieter nennen
  • Notaren und dem Grundbuch bei einem Eigentümerwechsel
  • Messdienstleistern, die Verbrauchswerte ablesen
  • Banken, die Zahlungseingänge auf den Konten der Gemeinschaft melden

Wofür wir die Daten nutzen

  • Versammlungen und Beschlüsse: Einladung, Leitung der Versammlung, Niederschrift und Beschluss-Sammlung (§ 24 WEG), Beschlüsse im Umlaufverfahren (§ 23 Abs. 3 WEG)
  • Geld der Gemeinschaft: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht (§ 28 WEG), Einzug der Hausgelder, Zahlungsverkehr, Mahnungen bei Rückständen
  • Gebäude: Aufträge an Handwerker und Dienstleister, Bearbeitung von Schäden und Versicherungsfällen, Terminabsprachen im Haus
  • Auskunft und Schriftverkehr: Antworten auf Ihre Anfragen, Mitteilungen an die Eigentümer

Rechtsgrundlagen

  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit das Gesetz uns zu einer Aufgabe verpflichtet, zum Beispiel §§ 24 und 28 WEG und die Aufbewahrung nach § 147 AO
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für den Verwaltervertrag und für Verträge mit Dienstleistern
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Übrigen. Das berechtigte Interesse ist die ordnungsmäßige Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, die jeder Eigentümer verlangen kann (§ 18 Abs. 2 WEG).

Wer Ihre Daten erhält

Innerhalb der Gemeinschaft

Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG) und in die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). Niederschriften und Abrechnungen gehen an die Eigentümer der Gemeinschaft. Der Verwaltungsbeirat erhält Unterlagen, die er für seine Aufgabe braucht.

Außerhalb der Gemeinschaft

  • Handwerker und Dienstleister: Name, Telefonnummer und Einheit, damit sie einen Termin vereinbaren können
  • Messdienstleister für die Heiz- und Wasserkostenabrechnung
  • Versicherer bei einem Schaden
  • Banken für den Zahlungsverkehr der Gemeinschaft
  • Rechtsanwälte, Gerichte und Behörden, wenn es für eine Angelegenheit der Gemeinschaft nötig ist
  • die neue Verwaltung, wenn unsere Bestellung endet

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten

Diese Unternehmen verarbeiten Daten für uns auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO):

  • Immoware24 GmbH, Magdeburger Straße 51, 06112 Halle (Saale): Verwaltungssoftware und Eigentümerportal Portal24. Nach Angaben des Anbieters liegen die Daten in Rechenzentren in Deutschland.
  • Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland: Google Workspace für E-Mail, Kalender, Kontakte und Dateiablage.
  • Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland: KI-Assistent Claude in den Geschäftstarifen Team und API, siehe „Einsatz von KI“. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil des Vertrags.

Telefonservice

Anrufe nimmt in unserem Namen auch die Hotline-Manager Telefonservice UG (haftungsbeschränkt), An der Pönt 46, 40885 Ratingen, entgegen. Der Telefonservice nimmt Name, Kontaktdaten und Anliegen der Anrufer auf und leitet sie an uns weiter. Nach Angaben des Anbieters liegen die Daten auf Servern in Deutschland.

Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Bei Google Workspace und Claude können Daten in die USA gelangen. Google stützt solche Übermittlungen auf das EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem die Google LLC nach eigenen Angaben zertifiziert ist, und, soweit es nicht greift, auf die EU-Standardvertragsklauseln. Anthropic speichert die Daten nach eigenen Angaben in den USA. Die Vereinbarung mit Anthropic enthält dafür die EU-Standardvertragsklauseln.

Einsatz von KI

Wir nutzen den KI-Assistenten Claude des Anbieters Anthropic als Arbeitshilfe, zum Beispiel für Entwürfe von Schreiben, für die Auswertung von Unterlagen und für die Vorbereitung von Buchungen. Dabei verarbeitet Anthropic die Daten, die in den eingegebenen Unterlagen stehen. Eingaben aus den Geschäftstarifen verwendet Anthropic nach eigenen Angaben nicht, um seine Modelle zu trainieren.

Jedes Ergebnis prüft eine Person, bevor wir es verwenden. Entscheidungen, die ausschließlich automatisiert getroffen werden (Art. 22 DSGVO), gibt es bei uns nicht.

Eigentümerportal Portal24

Eigentümer können das Portal24 nutzen. Wir laden Sie per E-Mail ein. Sie melden sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem eigenen Passwort an. Im Portal finden Sie die für Sie freigegebenen Dokumente, zum Beispiel Abrechnungen, und Nachrichten der Verwaltung. Sie können dort Schäden melden und Fotos dazu hochladen. Je nach Freischaltung können Sie über das Portal auch an Versammlungen teilnehmen, Vollmachten erteilen und bei Umlaufbeschlüssen abstimmen.

Das Portal betreibt die Immoware24 GmbH in unserem Auftrag. Die Nutzung ist freiwillig.

Wie lange wir Daten speichern

  • Solange wir eine Gemeinschaft verwalten, bewahren wir ihre Verwaltungsunterlagen auf. Endet unsere Bestellung, übergeben wir die Unterlagen an die Gemeinschaft oder an die neue Verwaltung.
  • Für Unterlagen der Buchführung gelten die Fristen des § 147 AO: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Geschäftsbriefe.
  • Die Beschluss-Sammlung führen wir fortlaufend (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG). Einen Eintrag löschen wir nur, wenn der Beschluss aufgehoben wurde oder für die Eigentümer keine Bedeutung mehr hat.
  • Daten von Dienstleistern speichern wir, solange wir mit ihnen zusammenarbeiten, und danach bis zum Ablauf der genannten Fristen.

Müssen Sie uns Daten nennen?

Ohne Ihren Namen und eine Anschrift oder E-Mail-Adresse können wir Sie nicht zur Versammlung einladen und Ihnen keine Abrechnung zustellen. Die Bankverbindung brauchen wir für das Lastschriftverfahren und für Auszahlungen. Weitere Angaben, zum Beispiel eine Telefonnummer, sind freiwillig.

Stand

November 2026