Eigentümerversammlung: Einladungsfrist, Ablauf und Ihre Rechte

Manchmal ahnt man es schon beim Öffnen des Briefkastens. Da liegt eine Einladung zur Eigentümerversammlung, der Termin ist in zwölf Tagen, die Tagesordnung listet unter Punkt 3 lapidar auf: "Sonstige Beschlüsse". Was folgt, ist entweder eine harmlose Versammlung oder, wenn es schlecht läuft, eine Menge anfechtbarer Beschlüsse, die das gesamte Gemeinschaftsleben für Monate lahmlegen. Der Unterschied liegt fast immer in den Formalien, die vorher niemand ernst genommen hat.

Die Eigentümerversammlung ist das Herzstück jeder Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier werden Wirtschaftspläne verabschiedet, Sanierungen beschlossen, Verwalter abberufen und Rücklagen festgelegt. Und doch erleben wir in der täglichen Verwaltungsarbeit in München immer wieder, dass selbst grundlegende Regeln missverstanden oder schlicht ignoriert werden. Einladungen kommen zu spät, Tagesordnungspunkte sind so vage formuliert, dass man darüber trefflich streiten kann, und mancher Eigentümer erfährt erst nachher, was über sein Geld beschlossen wurde.

Dieser Artikel erklärt, was beim Ablauf einer Eigentümerversammlung rechtlich gilt, worauf Sie als Eigentümer unbedingt achten sollten und was zu tun ist, wenn etwas nicht stimmt.

Die Pflicht zur jährlichen Einberufung und wer sie trägt

Mindestens einmal im Jahr muss der Verwalter eine ordentliche Eigentümerversammlung einberufen, so schreibt es § 24 Abs. 1 WEG vor. Das klingt selbstverständlich, ist es in der Praxis aber nicht immer. Unterlässt der Verwalter die Einberufung ohne sachlichen Grund, liegt eine Pflichtverletzung vor, die im Extremfall Haftungsfolgen nach sich ziehen und zur Abberufung führen kann. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist darauf angewiesen, dass dieser Termin zuverlässig stattfindet, weil ohne Versammlung keine ordentlichen Beschlüsse möglich sind und der gesamte Verwaltungsprozess ins Stocken gerät.

Neben der jährlichen Pflichtversammlung kann der Verwalter jederzeit weitere Versammlungen einberufen, wenn die ordnungsgemäße Verwaltung dies erfordert. Zudem gibt es ein Initiativrecht der Eigentümer: Verlangen mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen, ist der Verwalter nach § 24 Abs. 2 WEG zur Einberufung verpflichtet. Kommt er dieser Pflicht nicht nach, kann der Beiratsvorsitzende oder ein ermächtigter Eigentümer die Versammlung selbst einberufen. Ein solcher Einberufungsmangel durch einen nicht zuständigen Einberufer führt übrigens nicht zur Nichtigkeit der Beschlüsse, sondern in der Regel nur zu deren Anfechtbarkeit, wie der BGH in seinem Urteil vom 11. März 2022 (V ZR 77/21) klargestellt hat, sofern alle Eigentümer anwesend waren und abgestimmt haben.

Die Drei-Wochen-Frist: Was sie bedeutet und wo die Fallstricke liegen

Hier wird es ernst. Und präzise. Gemäß § 24 Abs. 4 WEG soll die Einberufungsfrist mindestens drei Wochen betragen, außer in Fällen besonderer Dringlichkeit. Das Wort "soll" ist dabei kein Zufall und kein Redaktionsversehen, sondern eine bewusste gesetzliche Entscheidung: Es handelt sich um eine sogenannte Soll-Vorschrift, keine strikte Muss-Vorschrift. Die Unterschreitung macht einen Beschluss nicht automatisch nichtig. Aber anfechtbar, ja, das schon, wie der BGH bereits in seinem Urteil vom 7. März 2002 (V ZB 24/01) festgestellt hat.

Was viele nicht wissen: Maßgeblich ist nicht das Datum auf dem Briefkopf und nicht der Poststempel. Es zählt der Zugang beim letzten Eigentümer. Das Landgericht München I hat in seinem Urteil vom 27. September 2018 (Az.: 36 S 18251/16 WEG) dies unmissverständlich bestätigt: Fristbeginn ist der Tag, an dem die Einladung dem betreffenden Eigentümer tatsächlich zugegangen ist. Wer zehn Wohnungen in einer Gemeinschaft verwaltet und die Einladung an alle per Post verschickt, muss also sicherstellen, dass die Einladung nicht nur abgesandt, sondern auch zugegangen ist. Der BGH hat zwar in seinem Urteil vom 20. November 2020 (V ZR 196/19) geurteilt, dass eine Klausel in der Gemeinschaftsordnung, die rechtzeitige Absendung an die zuletzt bekannte Anschrift genügen lässt, wirksam sein kann. Aber auf eine solche Vereinbarung sollte man sich verwaltungsseitig besser nicht verlassen, wenn es darum geht, kritische Beschlüsse rechtssicher zu fassen.

Die Fristberechnung selbst folgt den §§ 187 bis 193 BGB: Der Zugangstag zählt nicht mit, die Frist beginnt am Folgetag. Sie endet mit Ablauf des Tages, der seiner Benennung nach dem Zugangstag entspricht, also drei Wochen später. Fällt das Ende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag. Wer Einladungen per E-Mail verschickt, ist im unternehmerischen Kontext dann auf der sicheren Seite, wenn die E-Mail während der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver abrufbar bereitsteht, so hat der BGH für den unternehmerischen Geschäftsverkehr entschieden (Urteil vom 6. Oktober 2022, Az.: VII ZR 895/21). Für private Eigentümer liegt die Sache etwas anders, hier ist Vorsicht geboten.

Und noch etwas: Wer als Eigentümer seine aktuelle Adresse nicht der Verwaltung mitgeteilt hat, kann sich im Falle einer nicht zugegangenen Einladung nicht auf den Ladungsmangel berufen. Die eigene Obliegenheitsverletzung schützt nicht vor dem Beschluss.

Was in der Tagesordnung stehen muss und was passiert, wenn etwas fehlt

Kommen wir zum zweiten großen Stolperstein: der Tagesordnung. Gemäß § 23 Abs. 2 WEG ist zur Gültigkeit eines Beschlusses erforderlich, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist. Das klingt technisch, hat aber weitreichende Folgen. Wer über etwas abstimmt, was in der Tagesordnung nicht auftaucht, riskiert einen anfechtbaren Beschluss. Wer unter dem Oberbegriff "Sonstiges" substanzielle Entscheidungen trifft, baut auf brüchigem Fundament.

Wie konkret muss die Bezeichnung sein? Eine schlagwortartige Formulierung reicht grundsätzlich aus, wie die Rechtsprechung klargestellt hat. Die Eigentümer müssen aber in der Lage sein zu erkennen, worum es geht und welche Auswirkungen die Beschlussfassung für die Gemeinschaft und für sie persönlich haben kann. "Beschlussfassung über die Erneuerung der Heizungsanlage" genügt. "Sonstige Beschlüsse" oder "Verschiedenes mit Abstimmung" genügt nicht, jedenfalls dann nicht, wenn darüber tatsächlich abgestimmt werden soll.

Besonderes Gewicht hat dies bei Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan: Soll darüber beschlossen werden, müssen die Unterlagen den Eigentümern vor der Versammlung zugänglich gemacht werden, damit eine inhaltliche Auseinandersetzung überhaupt möglich ist. Der BGH hat dies in seinem Urteil vom 13. Januar 2012 (Az.: V ZR 129/11) ausdrücklich betont.

Vergisst die Verwaltung einen Tagesordnungspunkt, nachdem die Drei-Wochen-Frist bereits zu laufen begonnen hat, lässt sich das nicht mehr nachholen, ohne die Frist neu zu starten. Dieser Punkt muss dann auf die nächste Versammlung warten. Hat die Verwaltung das Versäumnis verschuldet und ist zur Durchführung einer außerordentlichen Versammlung zwecks Nachholung Kosten entstanden, trägt sie diese in der Regel selbst.

Praxisbeispiel Schwabing: Wenn der Tagesordnungspunkt zu vage ist

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft in Schwabing, 24 Einheiten in einem Altbau aus den 1920er Jahren, lud zur ordentlichen Jahresversammlung. Unter TOP 5 stand: "Beschlussfassung über bauliche Maßnahmen". Die Verwaltung hatte dabei konkret die Erneuerung der Briefkastenanlage und die Anbringung einer Gegensprechanlage im Sinn, erwähnte dies in der Einladung aber mit keinem Wort. Auf der Versammlung stimmten 14 von 19 anwesenden Eigentümern für beide Maßnahmen.

Zwei Eigentümerinnen, die sich durch die unklare Formulierung nicht ausreichend auf die Abstimmung vorbereiten konnten, erhoben innerhalb der Monatsfrist Anfechtungsklage. Das zuständige Amtsgericht München erklärte den Beschluss über die Gegensprechanlage für ungültig, weil der Beschlussgegenstand nicht hinreichend konkret bezeichnet gewesen sei. Die Briefkastenanlage hingegen, die auf der Versammlung vorgestellt und als Folgeentscheidung einer früheren Beschlussfassung erkennbar war, blieb bestehen. Der Unterschied zwischen beiden Beschlüssen lag einzig in der Frage, ob die Eigentümer bei Lektüre der Einladung hätten einschätzen können, worüber sie abstimmen würden.

Wer abstimmt und wie: Stimmrecht, Vollmachten und die neue Beschlussfähigkeit

Die Abstimmung in der Eigentümerversammlung folgt im Regelfall dem Kopfprinzip: Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, unabhängig davon, wie viele Wohnungen er besitzt, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. In der Praxis weichen viele Teilungserklärungen davon ab und sehen Abstimmungen nach Miteigentumsanteilen oder nach Einheiten vor. Ein Blick in die Gemeinschaftsordnung ist also Pflicht, bevor man darüber diskutiert, ob eine Abstimmung korrekt ausgegangen ist.

Wer verhindert ist, kann sich durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen. Vollmachten bedürfen nach § 25 Abs. 3 WEG zwingend der Textform, das heißt: Ein Handschlag oder eine mündliche Aussage reicht nicht. Eine E-Mail genügt, da Textform nach § 126b BGB keine eigenhändige Unterschrift voraussetzt. Die Vollmacht muss dem Versammlungsleiter zu Beginn der Versammlung vorgelegt werden. Wer sie vergisst oder ihre Anforderungen unterschätzt, kann sein Stimmrecht für diesen Abend schlicht nicht ausüben.

Und dann ist da noch die Frage der Beschlussfähigkeit. Früher war eine Versammlung nur dann beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten waren. Diese Hürde ist gefallen. Die WEG-Reform 2020 hat das Quorum ersatzlos gestrichen. Seither ist die Eigentümerversammlung immer beschlussfähig, auch wenn nur ein einziger Eigentümer erscheint. Das ist eine enorme Erleichterung für die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft, birgt aber auch eine Tücke: Wer nicht erscheint, hat keinen Einfluss auf das Ergebnis, und der Beschluss ist trotzdem wirksam.

Ihre Rechte als Eigentümer: Auskunft, Anträge, Tagesordnungsergänzung

Die Eigentümerversammlung ist keine Veranstaltung, bei der man passiv zuhört. Als Wohnungseigentümer haben Sie konkrete Rechte, die über das bloße Abstimmungsrecht weit hinausgehen.

Das Recht auf Aufnahme eigener Tagesordnungspunkte besteht dann, wenn sachliche Gründe für die Erörterung und Beschlussfassung sprechen und die Behandlung ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Der Verwalter kann die Aufnahme eines Punktes nicht einfach nach Belieben ablehnen; eine pflichtwidrige Weigerung kann gemäß § 43 Nr. 3 WEG gerichtlich erzwungen werden, wie das Landgericht München I in ständiger Rechtsprechung bestätigt hat (u. a. LG München I, Urteil vom 16.05.2011, Az.: 1 S 5166/11). Wichtig ist aber: Der Antrag muss rechtzeitig gestellt werden, damit die Frist für alle anderen Eigentümer noch eingehalten werden kann. Wer eine Woche vor der Versammlung seinen Punkt auf die Tagesordnung setzen möchte, kommt schlicht zu spät.

Das Recht auf Einsicht in Unterlagen, also Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Verträge mit Dienstleistern, ist ein wesentlicher Teil des Mitwirkungsrechts. Fehlt dem Eigentümer die Möglichkeit zur inhaltlichen Vorbereitung, weil Unterlagen schlicht nicht zur Verfügung gestellt wurden, ist ein darauf gestützter Beschluss angreifbar. Für Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan gilt das besonders streng.

In der Versammlung selbst haben Sie das Recht auf Rederecht und Diskussionsteilnahme, das kann der Versammlungsleiter einschränken, aber nicht vollständig unterbinden. Er kann die Redezeit begrenzen und den Ablauf strukturieren, nicht aber einzelne Eigentümer systematisch aus der Diskussion ausschließen. Wer sich in seinem Teilnahme- und Mitwirkungsrecht in gravierender Weise beeinträchtigt sieht, hat dies als Anfechtungsgrund.

Mehrheiten, Protokoll und die Beschlusssammlung

Nicht jeder Beschluss braucht dieselbe Mehrheit. Für die meisten Entscheidungen der ordentlichen Verwaltung genügt nach § 25 WEG die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Enthaltungen zählen nicht. Bauliche Veränderungen nach § 20 WEG folgen besonderen Regeln, ebenso wie Beschlüsse über die Kostenverteilung, die eine doppelt qualifizierte Mehrheit erfordern können. Welche Mehrheit für welche Entscheidung erforderlich ist, lässt sich für die häufigsten Konstellationen der folgenden Übersicht entnehmen.

Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist nach § 24 Abs. 6 WEG unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. "Unverzüglich" bedeutet in der aktuellen Rechtsprechung etwa innerhalb von vier bis fünf Tagen. Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, vom Beiratsvorsitzenden zu unterzeichnen. Parallel dazu ist die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG zu führen, in der alle Beschlüsse fortlaufend nummeriert und mit Datum erfasst werden.

Wichtig zu wissen: Die Anfechtungsfrist nach § 45 WEG beginnt mit dem Tag der Beschlussfassung, nicht mit der Zustellung des Protokolls. Wer auf das Protokoll wartet, um dann erst tätig zu werden, verliert möglicherweise seinen Anfechtungsanspruch. Das Landgericht München I hat in einem Urteil vom Dezember 2024 (Az.: 36 S 4930/23 WEG) eindrücklich gezeigt, wie selbst vermeintlich kleine prozessuale Versäumnisse, in jenem Fall die verspätete Zahlung des Gerichtskostenvorschusses, eine Klage zu Fall bringen können, bevor sie inhaltlich überhaupt verhandelt wird.

Anfechtung von Beschlüssen: Was geht und was nicht

Wenn in einer Eigentümerversammlung etwas nicht stimmt, ob Verfahrensfehler oder inhaltliche Verstöße, haben Eigentümer das Recht zur Anfechtung. Die Anfechtungsklage nach § 44 WEG richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, vertreten durch den Verwalter nach § 9b WEG. Sie muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung beim zuständigen Amtsgericht eingereicht werden. Für die Begründung der Klage gewährt das Gesetz zwei Monate ab Beschlussfassung. Beide Fristen laufen ab dem Versammlungstag.

Eine besonders missverstandene Nuance: Die meisten Einberufungsmängel führen nicht zur Nichtigkeit, sondern zur Anfechtbarkeit. Der BGH hat in seinem grundlegenden Urteil vom 20. Juli 2012 (V ZR 235/11) klargestellt, dass die Nichtladung einzelner Eigentümer regelmäßig nur zur Anfechtbarkeit führt, nicht zur Nichtigkeit. Und auch eine anfechtbare Einberufung bedeutet nicht automatisch den Untergang des Beschlusses: Die Anfechtung führt zur Ungültigkeitserklärung nur dann, wenn der Mangel kausal für das Abstimmungsergebnis gewesen sein kann. Wer also bei der Abstimmung überhaupt keine Rolle spielen konnte, weil er mit seiner Stimme ohnehin nicht das Ergebnis verändert hätte, hat im Prozess oft schlechte Karten.

Nichtige Beschlüsse, also solche, die gegen Rechtsnormen verstoßen, auf deren Einhaltung nicht verzichtet werden kann (§ 23 Abs. 4 WEG), müssen dagegen nicht innerhalb der Monatsfrist angegriffen werden. Sie sind von Anfang an unwirksam und können auch noch nach Jahren gerichtlich festgestellt werden. In der Praxis ist die Grenze zwischen anfechtbarem und nichtigem Beschluss jedoch oft unklar, weshalb eine anwaltliche Einschätzung vor Ablauf der Monatsfrist immer sinnvoll ist.

Praxisbeispiel Harlaching: Einladungsfrist knapp verpasst, Beschluss trotzdem wirksam

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft in Harlaching, ein Gebäude der 1960er Jahre mit 16 Einheiten, mehrheitlich als Kapitalanlage gehalten, verschickte die damalige Verwaltung die Einladung zur Jahresversammlung per Post. Sechs der sechzehn Eigentümer wohnten auswärts, einer sogar im Ausland. Die Einladung wurde an einem Mittwoch abgeschickt, die Versammlung war für den Mittwoch darüber hinaus, also 21 Tage später, angesetzt. Soweit, so rechnerisch knapp. Das Problem: Drei Eigentümer, die in anderen Bundesländern wohnhaft waren, erhielten die Post erst am Freitag. Damit betrug die Frist für sie nur 19 Tage.

Einer dieser Eigentümer, mit 12 Prozent der Miteigentumsanteile beteiligt, focht den auf der Versammlung gefassten Beschluss über eine Sonderumlage an. Das Gericht erkannte den Ladungsmangel, prüfte aber sorgfältig die Kausalitätsfrage: Hätte die Stimme des Klägers das Ergebnis verändert? Die Sonderumlage war mit 14 von 16 Stimmen angenommen worden. Auch mit einer anderen Abstimmung des Klägers wäre sie beschlossen worden. Die Anfechtungsklage scheiterte an der fehlenden Kausalität.

Diese Entscheidung zeigt: Nicht jeder Formalfehler reißt einen Beschluss um. Aber sie zeigt auch, wie unverhältnismäßig aufwendig es ist, im Nachhinein um solche Fragen zu streiten. Eine sauber eingehaltene Drei-Wochen-Frist, mit E-Mail-Versand und Eingangsbestätigung, hätte den gesamten Aufwand vermieden.

Hybride und virtuelle Versammlungen: Neues Recht seit 2024

Seit Oktober 2024 können Wohnungseigentümergemeinschaften reine Online-Versammlungen abhalten, ohne dass ein Eigentümer physisch anwesend sein muss. Rechtsgrundlage ist § 23 Abs. 1a WEG, eingefügt durch das Gesetz zur Zulassung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen vom 10. Oktober 2024. Voraussetzung ist ein Beschluss der Eigentümer mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, der die virtuelle Durchführung für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren erlaubt. Dabei müssen die Teilnahmerechte der Präsenzversammlung vergleichbar gewährleistet sein. Die Drei-Wochen-Frist gilt selbstverständlich auch für digitale Einladungen, und die Einladung muss die technischen Zugangsdaten enthalten, damit alle Eigentümer tatsächlich teilnehmen können.

Hybride Versammlungen, also solche, bei denen ein Teil der Eigentümer vor Ort und ein anderer Teil digital teilnimmt, sind schon länger möglich und bedürfen eines einfachen Mehrheitsbeschlusses nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG. Das Landgericht Frankfurt hat in seinem Urteil vom 10. Oktober 2024 (Az.: 2-13 S 33/23) klargestellt, dass ein entsprechender Beschluss keine konkreten technischen Anforderungen enthalten muss, solange die wesentlichen Rahmenbedingungen der Teilnahme geregelt sind.

Was eine gute Verwaltung bei der Einberufung anders macht

Die Qualität einer Verwaltung zeigt sich nicht zuletzt daran, wie sie mit dem Thema Einberufung umgeht. Wer Einladungen knapp, per Post und ohne Eingangsnachweis verschickt, spart kurzfristig Aufwand, schafft aber langfristig Angriffspunkte. Wer dagegen Einladungen per E-Mail mit Lesebestätigung oder über ein strukturiertes Eigentümerportal zustellt, hat den Zugang jederzeit nachweisbar und kann im Streitfall belegen, dass alle Fristen eingehalten wurden.

Das gilt auch für die Tagesordnung: Eine Verwaltung, die Tagesordnungspunkte präzise formuliert, den Eigentümern Unterlagen vorab zugänglich macht und auf Anfragen von Eigentümern zur Ergänzung der Tagesordnung sachlich und fristgerecht reagiert, erzeugt Vertrauen und vermeidet Anfechtungen. In München, wo viele Wohnungseigentumsanlagen aus den 1960er bis 1980er Jahren stammen und regelmäßig mit komplexen Sanierungsbeschlüssen konfrontiert sind, ist das kein Luxus, sondern Handwerkszeug.

Mehr darüber, was bei einem Verwalterwechsel zu beachten ist und welche Unterlagen dabei übergeben werden müssen, erfahren Sie in unserem Artikel Hausverwaltungswechsel in München. Wer außerdem verstehen möchte, welche Befugnisse der Beirat bei der Einberufung hat und wo seine Grenzen liegen, findet Orientierung in unserem Beitrag Haftung und Vergütung des WEG-Beirats. Wer zum ersten Mal an einer Eigentümerversammlung teilnimmt und nicht weiß, worauf er sich einlässt, findet in unserem Ratgeber Erste Eigentümerversammlung: Vorbereitung für Neueigentümer eine strukturierte Orientierung von der Einladung bis zur Nachbereitung.

Fazit: Formalien schützen alle

Die Eigentümerversammlung ist der zentrale Ort, an dem eine WEG ihre Entscheidungen trifft und ihre Gemeinschaft gestaltet. Wer die Formalien kennt, also die Drei-Wochen-Frist, die Anforderungen an die Tagesordnung, die Regeln zur Beschlussfassung und die Anfechtungsfristen, ist in der Lage, seine Rechte zu wahren und gleichzeitig als Beirat oder aktiver Eigentümer dafür zu sorgen, dass Beschlüsse Bestand haben.

Eine korrekt einberufene Versammlung schützt nicht nur die Eigentümer vor Überraschungen. Sie schützt auch die Gemeinschaft vor teuren Anfechtungsverfahren und die Verwaltung vor Haftungsrisiken. Gut gemacht ist das alles andere als kompliziert. Schlecht gemacht kann selbst ein einstimmiger Beschluss über eine dringend nötige Dachsanierung zum juristischen Abenteuer werden.

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Alle Angaben ohne Gewähr. Bei konkreten Rechtsfragen empfiehlt sich die Beratung durch einen Rechtsanwalt mit Spezialisierung auf Wohnungseigentumsrecht. Stand: Februar 2025.