Heizkosten abrechnen in der WEG: Neue Regeln und häufige Fehler

Die Jahresabrechnung liegt im Briefkasten. Zahlen sauber, Beirat hat geprüft, Versammlung hat beschlossen. Für die meisten Eigentümer ist die Sache damit erledigt. Für den, der seine Wohnung vermietet, fängt sie gerade erst an.

Denn dieses Dokument, das die Verwaltung da verschickt hat, ist noch keine Heizkostenabrechnung für den Mieter. Es ist eine Abrechnung nach ganz eigenen Spielregeln, gedacht für das Verhältnis zwischen Gemeinschaft und Eigentümer. Und der Mieter? Der lebt in einer anderen Rechtswelt, mit anderen Fristen, anderen Schlüsseln, anderen Kürzungsrechten. Wer die WEG-Abrechnung einfach durchreicht, hat gute Chancen, dass ihm der Mieter 15 Prozent abzieht. Manchmal mehr.

Das klingt komplizierter, als es am Ende sein muss. Aber man muss wissen, wo die beiden Welten aneinanderstoßen. Und genau da hakt es in der Praxis am häufigsten.

Zwei Abrechnungen, ein Gebäude: Warum das überhaupt so ist

Fangen wir mit der Grundkonstellation an, weil sich aus ihr fast alles Weitere ergibt.

In einer WEG existieren zwei völlig getrennte Abrechnungsverhältnisse übereinander. Oben rechnet die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung nach § 28 WEG gegenüber jedem einzelnen Eigentümer ab. Das ist WEG-Recht. Darunter rechnet der vermietende Eigentümer gegenüber seinem Mieter ab, und zwar nach Mietrecht: § 556 BGB, Betriebskostenverordnung, Heizkostenverordnung. Zwei Ebenen, zwei Regelwerke, und dazwischen sitzt der Eigentümer, der beides unter einen Hut bringen muss.

Das ist kein bürokratischer Selbstzweck. Die Gemeinschaft kennt den Mieter gar nicht, sie hat es rechtlich nur mit dem Eigentümer zu tun. Und der Mieter wiederum hat mit der Gemeinschaft nichts am Hut, sein Vertragspartner ist allein sein Vermieter. Die WEG-Abrechnung ist also gewissermaßen ein Halbfabrikat. Rohmaterial, das der Eigentümer erst noch verarbeiten muss, bevor es beim Mieter ankommt.

Ein Detail, das viele überrascht: Die Heiz- und Warmwasserkosten sind die einzige Position der ganzen Jahresabrechnung, bei der die WEG schon nach den Regeln der Heizkostenverordnung verteilen muss. Auch wenn wir hier der Einfachheit halber meist von Heizkosten sprechen, gemeint sind stets beide, Wärme und Warmwasser. Der Rest der Abrechnung folgt dem sogenannten Abflussprinzip, es zählt also schlicht, was wann vom Konto geflossen ist. Bei der Heizung gilt etwas anderes, das Leistungsprinzip, dazu gleich mehr. Diese Sonderrolle ist der Grund, warum diese Kosten an der Schnittstelle zum Mieter so oft Probleme machen.

Wo WEG-Recht und Mietrecht auseinandergehen

Damit man die Stolperstellen sieht, hilft ein direkter Vergleich. Die folgende Gegenüberstellung zeigt, was auf der WEG-Ebene gilt und was auf der Mietebene, Punkt für Punkt.

Zwei Zeilen dieser Tabelle sind besonders heikel, und zwar die Frist und das Kürzungsrecht. An denen entscheidet sich, ob der Eigentümer am Ende Geld sieht oder draufzahlt. Schauen wir sie uns genauer an.

Die Frist: Zwölf Monate, und keine Ausrede

Im Mietrecht gilt eine harte Grenze. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Wird diese Frist gerissen, sind Nachforderungen futsch. Nicht gestundet, nicht verschoben, sondern ausgeschlossen. Der Mieter muss dann nur noch das zahlen, was er ohnehin vorausgezahlt hat, ein etwaiges Guthaben bekommt er trotzdem.

Und jetzt kommt der Haken: Die WEG kennt keine solche starre Frist. § 28 WEG nennt schlicht keine. In der Praxis rechnet eine gut geführte Verwaltung binnen drei bis sechs Monaten ab, aber verpflichtet ist sie dazu nicht mit derselben Schärfe. Kommt die WEG-Abrechnung also erst spät im Jahr, kann der vermietende Eigentümer in Bedrängnis geraten, weil seine eigene Frist gegenüber dem Mieter unerbittlich weiterläuft.

Der Bundesgerichtshof hat hier eine unbequeme Linie gezogen. Eine verspätete WEG-Abrechnung entschuldigt die verspätete Mieterabrechnung nicht automatisch (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Der Vermieter muss vielmehr darlegen, dass ihn kein Verschulden trifft, und das ist eine hohe Hürde. Wer sich blind darauf verlässt, dass die Verwaltung schon rechtzeitig liefert, trägt das Risiko selbst.

Das Kürzungsrecht: 15 Prozent, die nur den Vermieter treffen

Hier liegt vielleicht der wichtigste Unterschied überhaupt, und er wird ständig übersehen.

Rechnet die WEG die Heizkosten nicht ordnungsgemäß verbrauchsabhängig ab, hat der Mieter ein Kürzungsrecht: Er darf seinen Heizkostenanteil pauschal um 15 Prozent mindern (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Dieses Recht steht aber ausdrücklich nur dem Mieter zu, nicht dem Eigentümer gegenüber der Gemeinschaft. Der Wortlaut des § 12 nimmt das Verhältnis der Wohnungseigentümer untereinander sogar ausdrücklich aus.

Was bedeutet das praktisch? Ein bitteres kleines Rechenexempel. Die WEG rechnet fehlerhaft ab, etwa mit einem unzulässigen Verteilerschlüssel. Der Eigentümer kann das gegenüber der Gemeinschaft nur über eine Beschlussanfechtung angreifen, ein aufwendiger Weg mit knapper Frist. Der Mieter dagegen zückt einfach seine 15 Prozent und kürzt. Die Differenz? Bleibt am Eigentümer hängen. Er zahlt der Gemeinschaft den vollen Betrag und bekommt vom Mieter weniger zurück. Der Fehler der Verwaltung wird so zum finanziellen Problem des Vermieters.

Deshalb ist es für jeden vermietenden Eigentümer, und erst recht für einen Beirat, der ja selbst oft vermietet, existenziell, dass die Heizkostenabrechnung der WEG wasserdicht ist. Nicht aus Prinzipienreiterei, sondern weil jeder Fehler direkt ins eigene Portemonnaie durchschlägt.

Was die WEG-Abrechnung enthalten muss, damit der Übergang gelingt

Kommen wir zum praktischen Kern. Was braucht der vermietende Eigentümer eigentlich, damit er ohne Bauchschmerzen weiterrechnen kann? Es sind im Wesentlichen vier Dinge.

Erstens: eine verbrauchsabhängige Einzelabrechnung, nicht nur die Gesamtsumme. Der Eigentümer muss aus dem Dokument ablesen können, welcher Anteil auf seine Einheit als Grundkosten (Fläche) und welcher als Verbrauchskosten entfällt. Nur so kann er die Werte in seine Mieterabrechnung übertragen. Eine bloße Zahl am Ende hilft ihm nicht.

Zweitens: das richtige Prinzip, also Leistung statt Abfluss. Bei den Heizkosten darf nur der Brennstoff angesetzt werden, der im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbraucht wurde, nicht der, der eingekauft wurde. Kauft die Gemeinschaft im Dezember Öl für 20.000 Euro, verbraucht davon im Jahr aber nur für 15.000 Euro, dann gehören in die Heizkostenverteilung die 15.000 Euro. Der Bundesgerichtshof hat das unmissverständlich klargestellt, eine Heizkostenabrechnung nach dem Abflussprinzip ist unzulässig (BGH, Urteil vom 01.02.2012, VIII ZR 156/11). Und dieser Mangel lässt sich nicht mit der 15-Prozent-Kürzung wegwischen, er macht die Abrechnung schlicht fehlerhaft.

Drittens: eine Zwischenablesung bei Mieterwechsel. Zieht der Mieter mitten im Abrechnungsjahr aus oder ein, muss abgelesen werden, und zwar am Stichtag (§ 9b HeizkostenV). Ohne diese Zwischenablesung lässt sich der Verbrauch nicht sauber auf alten und neuen Mieter aufteilen. Wichtig für den Eigentümer: Die Gebühr für den Nutzerwechsel zählt der BGH zu den Verwaltungskosten und damit nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten (BGH, Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07). Sie bleibt im Regelfall an Ihnen hängen, nur eine ausdrückliche und wirksame Einzelvereinbarung im Mietvertrag kann sie überhaupt auf den Mieter abwälzen, und pauschale Formularklauseln scheitern dabei meist. Man sollte die Position also bei der Vertragsgestaltung im Blick haben.

Viertens: die CO2-Daten. Seit 2023 muss der vermietende Eigentümer die CO2-Kosten mit dem Mieter teilen, und dafür braucht er Zahlen, die nur über die Versorgerrechnung und die Verwaltung zu bekommen sind. Dazu gleich mehr.

Die neuen Regeln, kompakt gehalten

Zwei größere Neuerungen prägen die Heizkostenabrechnung der letzten Jahre. Ich halte sie hier bewusst knapp, weil beide einen eigenen Beitrag verdienen, und verweise am Ende darauf.

Fernablesbare Zähler. Seit der Novelle der Heizkostenverordnung Ende 2021 dürfen bei Neuinstallationen nur noch fernablesbare Geräte verbaut werden. Bestandsgeräte, die sich nicht aus der Ferne auslesen lassen, müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt sein. Ab 2027 ist die Technik damit praktisch flächendeckend Pflicht. Wo fernablesbare Geräte hängen, gibt es zusätzlich die monatliche Verbrauchsinformation, der Mieter bekommt also unterjährig Rückmeldung zu seinem Verbrauch (§ 6a HeizkostenV). Für die WEG heißt das: Wer den Austausch verschleppt, riskiert, dass die Abrechnung angreifbar wird, mit den bekannten Kürzungsfolgen beim Mieter.

CO2-Kostenaufteilung. Seit dem 1. Januar 2023 tragen Mieter die CO2-Bepreisung auf Öl und Gas nicht mehr allein. Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz verteilt die Kosten nach einem Zehn-Stufen-Modell zwischen Vermieter und Mieter, gestaffelt nach dem CO2-Ausstoß pro Quadratmeter. Je schlechter das Gebäude gedämmt ist, desto mehr zahlt der Vermieter, bis zu 95 Prozent. Innerhalb der reinen WEG, in der alle selbst wohnen, spielt das keine Rolle. Sobald aber vermietet wird, muss der Eigentümer aufteilen, und dafür braucht er die CO2-Daten aus der Versorgerrechnung. Die zu beschaffen ist Sache der Verwaltung im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung. Reicht der Eigentümer die Aufteilung nicht, darf der Mieter wiederum um 3 Prozent kürzen.

Beide Themen greifen tiefer, als es hier den Rahmen sprengen würde. Wer sie im Detail nachlesen will, findet dazu gesonderte Beiträge auf unserem Blog.

München: Fernwärme und alte Anlagen

Ein kurzer Blick auf die Besonderheiten vor der eigenen Haustür, denn München hat ein paar davon.

Ein guter Teil des Wohnungsbestands stammt aus den Jahrzehnten mit hohem Sanierungsbedarf, den 1960ern bis 1980ern. Solche Gebäude fallen häufig unter eine Sonderregel der Heizkostenverordnung: Erfüllen sie bestimmte Kriterien, muss zwingend im Verhältnis 70 zu 30 nach Verbrauch abgerechnet werden (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Entscheidend ist dabei streng genommen nicht das Baujahr allein, sondern die tatsächliche energetische Beschaffenheit, also ob das Gebäude das Niveau der Wärmeschutzverordnung 1994 verfehlt, mit Öl oder Gas beheizt wird und überwiegend gedämmte, freiliegende Leitungen hat. Das Baujahr ist nur ein grober Anhaltspunkt, im Zweifel gehört der Einzelfall geprüft. Wo die 70/30-Pflicht greift, produziert allerdings jeder, der aus Gewohnheit mit 50/50 rechnet, einen Fehler, der dem Mieter wieder das Kürzungsrecht in die Hand gibt.

Dann die Fernwärme. Die Stadtwerke München betreiben eines der größten Fernwärmenetze Deutschlands und bauen es kräftig aus. Für die Abrechnung ist Fernwärme angenehm unkompliziert, es genügt die Angabe der verbrauchten Wärmemenge, gesonderte Zählerstände für den Brennstoff braucht es nicht. Eine Feinheit gibt es aber bei den CO2-Kosten: Wird ein Gebäude erstmals nach dem 1. Januar 2023 an ein Fernwärmenetz angeschlossen, das aus Anlagen des EU-Emissionshandels gespeist wird, entfällt die CO2-Kostenaufteilung (§ 2 Abs. 3 CO2KostAufG). Das ist eine eng umrissene Konstellation, keine generelle Fernwärme-Freikarte, und im Einzelfall lohnt der genaue Blick, ob sie greift. In München betrifft das zunehmend Objekte, die im Zuge des Netzausbaus neu ans Netz gehen.

Die häufigsten Fehler, und was sie kosten

Zum Schluss die Sammlung der Klassiker, also der Fehler, die an der Schnittstelle zwischen WEG und Mieter immer wieder auftauchen. Jeder einzelne kann Geld kosten.

Was auffällt: Die meisten dieser Fehler entstehen nicht beim Eigentümer selbst, sondern eine Etage höher, bei der WEG-Abrechnung. Aber ausbaden muss sie der Eigentümer, weil das Kürzungsrecht des Mieters an ihm hängen bleibt. Deshalb der Rat, der sich durch diesen ganzen Text zieht: Als Beirat oder Eigentümer haben Sie ein handfestes Eigeninteresse daran, dass die Verwaltung sauber abrechnet. Es ist Ihr Geld.

Checkliste: Von der WEG-Abrechnung zur Mieterabrechnung

• ☐ Weist die WEG-Einzelabrechnung Grund- und Verbrauchskosten getrennt aus?
• ☐ Wurde nach Leistungsprinzip abgerechnet (verbrauchter, nicht gekaufter Brennstoff)?
• ☐ Liegt der Verteilerschlüssel im Rahmen von 50 bis 70 % Verbrauch, bei Altbauten ggf. 70/30?
• ☐ Sind fernablesbare Geräte im Einsatz und die Verbrauchsinformationen erfolgt?
• ☐ Bei Mieterwechsel: Zwischenablesung zum Stichtag durchgeführt?
• ☐ Sind die CO2-Kosten separat ausgewiesen und der Vermieteranteil berechnet?
• ☐ Reicht die verbleibende Zeit, um die 12-Monats-Frist gegenüber dem Mieter zu wahren?
• ☐ Notfalls vorläufige Mieterabrechnung erstellt, um die Frist zu sichern?

Fazit: Die Schnittstelle ist die Arbeit

Heizkosten in der WEG abzurechnen ist für sich genommen kein Hexenwerk. Der eigentliche Aufwand liegt nicht in der Gemeinschaftsabrechnung und nicht in der Mieterabrechnung, sondern an der Nahtstelle dazwischen. Genau dort, wo WEG-Recht endet und Mietrecht beginnt, passieren die teuren Fehler.

Für Beiräte und vermietende Eigentümer, und das ist ja oft dieselbe Person, folgt daraus ein klarer Auftrag. Achten Sie darauf, dass die Verwaltung eine Abrechnung liefert, die sich sauber weiterreichen lässt, verbrauchsabhängig, im richtigen Prinzip, mit ausgewiesenen CO2-Kosten und rechtzeitig. Das ist kein Luxus, sondern der Unterschied zwischen einer Abrechnung, die durchgeht, und einer, bei der der Mieter am Ende kürzt und Sie draufzahlen.

Sie sind unsicher, ob Ihre Heizkostenabrechnung mietertauglich ist, oder denken über einen Verwalterwechsel nach? In unserem Beitrag Hausverwaltungswechsel in München lesen Sie, welche Unterlagen dabei den Besitzer wechseln müssen. Und wenn Sie Ihre konkrete Situation besprechen möchten, kontaktieren Sie uns gern. Marina Wottschal und das Team der Immobilienverwaltung Wottschal helfen weiter.

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Dieser Artikel wurde auf Basis sorgfältiger Recherche und seriöser Rechtsquellen erstellt. Stand: Mai 2026. Alle Angaben ohne Gewähr. Bei konkreten Rechtsfragen empfiehlt sich die Beratung durch einen spezialisierten Rechtsanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.