WEG-Verwaltung München: Warum lokale Expertise wichtiger ist als günstige Pauschalen

WEG-Verwaltung München: Warum lokale Expertise wichtiger ist als günstige Pauschalen

Neulich, bei einer Eigentümerversammlung in Sendling, fiel ein Satz, den Marina Wottschal so oder ähnlich jede Woche hört: "Warum zahlen wir eigentlich so viel für die Verwaltung? Der Anbieter X macht das für die Hälfte." Der Beiratsvorsitzende hatte ein Vergleichsangebot dabei, ausgedruckt, unterstrichen, mit Textmarker. 18,50 Euro pro Einheit. Klingt verlockend. Klingt nach Ersparnis. Klingt nach dem, was ein kluger Einkäufer eben tut.

Was der Beiratsvorsitzende nicht dabei hatte: die Erfahrung der letzten drei WEGs, die diesen Anbieter beauftragt hatten. Zwei davon kamen zweieinhalb Jahre später zur Immobilienverwaltung Wottschal, mit lückenhaften Abrechnungen, versäumten Gewährleistungsfristen und einem Instandhaltungsstau, der sich gewaschen hatte. Die Ersparnis von vielleicht 3.000 Euro jährlich? Aufgefressen von Folgekosten, die das Zehnfache betrugen.

München hat ein besonderes Verhältnis zu seinen Hausverwaltungen. Die Stadt steckt voller Wohnanlagen aus den 1960er und 1970er Jahren, die jetzt gleichzeitig in die Jahre kommen. Heizungstausch, Fassadensanierung, Aufzugsmodernisierung, energetische Nachrüstung. Alles auf einmal, alles teuer, alles komplex. Und mittendrin eine Branche, die unter massivem Fachkräftemangel leidet und in der sich die Spreu vom Weizen nicht am Preis, sondern an der Kompetenz trennt.

Dieser Beitrag zeigt, was WEG-Verwaltung in München tatsächlich kostet, warum das billigste Angebot regelmäßig das teuerste ist, und worauf Eigentümer und Beiräte achten sollten, wenn sie ihren Verwalter bewerten oder wechseln wollen.

Was WEG-Verwaltung in München tatsächlich kostet

Zahlen lügen nicht, aber sie brauchen Kontext. Die jüngste belastbare Erhebung ist die Verwalterentgeltstudie 2024/2025 des Center for Real Estate Studies (CRES), durchgeführt im Auftrag von BVI, IVD und DIA. Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Neuvertragspreise für WEG-Verwaltung liegen bundesweit zwischen 27,37 und 41,65 Euro brutto pro Einheit und Monat. Gegenüber der Vorgängerstudie von 2023 sind das rund vier Euro mehr pro Einheit. Tendenz: weiter steigend.

München siedelt sich als Hochpreisregion erfahrungsgemäß am oberen Rand dieser Spanne an, vergleichbar mit Stuttgart, deutlich oberhalb von Standorten wie Leipzig oder Rostock. Die Gründe liegen auf der Hand: höhere Personalkosten, komplexere Gebäudestrukturen, aufwändigere behördliche Anforderungen. Wer in München eine Brandschutzertüchtigung begleiten, einen Förderantrag für energetische Sanierung stellen oder den Denkmalschutz beim Fensteraustausch berücksichtigen muss, braucht schlicht mehr Know-how als ein Verwalter, der sich um zehn Reihenhäuser im ländlichen Oberbayern kümmert.

Besonders drastisch ist der Aufschlag für kleine Gemeinschaften. Die CRES-Studie beziffert den Preisunterschied auf rund 50 Prozent: Eine WEG mit weniger als zehn Einheiten zahlt signifikant mehr pro Wohneinheit als eine Anlage mit 40 oder 60 Parteien. Das ist keine Willkür, sondern wirtschaftliche Notwendigkeit. Eigentümerversammlungen, Kontoführung, Jahresabrechnung und Rücklagenplanung verursachen einen Grundaufwand, der sich bei wenigen Einheiten auf wenige Schultern verteilt. Viele Verwaltungen setzen deshalb Mindesthonorare an, die bei 300 bis 480 Euro monatlich pro Objekt beginnen, unabhängig von der Einheitenzahl.

Und dann gibt es die Sonderleistungen. Das ist der Bereich, in dem Vergleichsangebote regelmäßig zur Mogelpackung werden. Die CRES-Studie dokumentiert einen klaren Trend: Nahezu alle Verwaltungen berechnen inzwischen Zusatzentgelte für außerordentliche Eigentümerversammlungen, die Studie beziffert den Anteil auf rund 98 Prozent (2023 waren es noch etwa 90 Prozent). Ähnlich bei der Bauüberwachung: Rund 95 Prozent der Verwaltungen stellen diese als gesonderte Leistung in Rechnung, typischerweise drei bis fünf Prozent der Auftragssumme bei Aufträgen über 5.000 Euro. Ein Angebot, das mit 19 Euro pro Einheit lockt, aber jede zweite Verwaltungshandlung als Sonderleistung deklariert, ist am Ende teurer als ein transparentes Pauschalangebot von 35 Euro.

Die versteckten Kosten einer billigen Verwaltung

Jetzt wird es unangenehm. Denn die Folgen schlechter Verwaltung zeigen sich nie sofort. Sie sickern ein, langsam, über Monate und Jahre. Und wenn sie sichtbar werden, ist der Schaden oft irreversibel.

Der häufigste Schadenfall: fehlerhafte Jahresabrechnungen. Klingt nach Papierkram, ist aber bares Geld. Eine Abrechnung, die den Verteilungsschlüssel falsch anwendet, Rücklagenzuführungen vergisst oder Sonderumlagen nicht korrekt verbucht, ist anfechtbar nach § 44 Abs. 1 WEG. Die Anfechtungsklage kostet Gerichts- und Anwaltsgebühren, verzögert die Beschlussfassung und vergiftet das Klima in der Gemeinschaft. Aus einem Rechenfehler werden schnell 5.000 bis 15.000 Euro an Verfahrenskosten, manchmal mehr.

Schlimmer noch: versäumte Instandhaltung. Ein Flachdach, das seit drei Jahren undicht ist und nicht repariert wird, entwickelt Folgeschäden an der Bausubstanz, die exponentiell wachsen. Aus einer 8.000-Euro-Reparatur wird eine 80.000-Euro-Sanierung. Und hier greift die Rechtsprechung des BGH, die Eigentümer aufhorchen lassen sollte. Im Urteil vom 17. Oktober 2014 (BGH V ZR 9/14) hat der Bundesgerichtshof die Pflichten bei dringender Instandsetzung geschärft: Wenn nur die sofortige Vornahme einer bestimmten Maßnahme ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht, ergibt sich aus der gegenseitigen Treuepflicht eine Mitwirkungspflicht der Eigentümer. Wer in dieser Situation dagegen stimmt, sich enthält oder einfach nicht zur Versammlung erscheint, kann gegenüber dem geschädigten Miteigentümer schadensersatzpflichtig werden. Die Haftung trifft also nicht pauschal "alle", aber sie geht deutlich weiter, als vielen bewusst ist. Und der eigentliche Knackpunkt: Wenn der Verwalter die Eigentümer nie über den Sanierungsbedarf informiert hat, fehlte ihnen die Grundlage für einen sachgerechten Beschluss. Genau das passiert bei Billigverwaltungen ständig.

Dann das Thema Gewährleistungsfristen. Der BGH hat im Urteil vom 19. Juli 2019 (V ZR 75/18) unmissverständlich entschieden: Der Verwalter muss die Eigentümer proaktiv auf bestehende Gewährleistungsansprüche und drohende Verjährungsfristen hinweisen. Er muss die verschiedenen Handlungsoptionen aufzeigen und einen sachgerechten Beschlussvorschlag vorbereiten. Das gilt sogar für den sogenannten Bauträgerverwalter, also einen Verwalter, der selbst mit dem Bauträger verbunden ist. Versäumt er das, haftet er auf Schadensersatz aus § 280 Abs. 1 BGB. Ein Verwalter, der Gewährleistungsfristen verstreichen lässt, weil er schlicht nicht hinschaut oder nicht hinschauen will, verursacht Schäden, die in die Hunderttausende gehen können.

Praxisbeispiel Neuperlach: Wenn Sparen teuer wird

Ein konkreter Fall, wie er in München nicht selten vorkommt. Anonymisiert, aber nah an der Realität. Eine WEG in Neuperlach, Baujahr 1978, 42 Einheiten, Flachdach, zentrale Heizungsanlage, drei Aufzüge. Die Gemeinschaft hatte sich vor Jahren für den günstigsten Verwalter entschieden. 17 Euro pro Einheit, keine Sonderleistungen ausgewiesen, alles inklusive. Das klang nach einem guten Deal.

Nach vier Jahren sah die Bilanz anders aus. Die Jahresabrechnungen 2022 und 2023 enthielten Fehler bei der Heizkostenverteilung, die ein Eigentümer erst beim dritten Hinschauen entdeckte. Die Rücklage war unterfinanziert, weil der Verwalter nie eine Anpassung des Wirtschaftsplans vorgeschlagen hatte. Zwei Aufzüge waren seit Monaten nur eingeschränkt betriebsbereit, weil der Wartungsvertrag ausgelaufen war und niemand einen neuen abgeschlossen hatte. Und das Flachdach? Seit zwei Jahren bekannt undicht, nie auf die Tagesordnung gesetzt.

Als die Immobilienverwaltung Wottschal den Fall übernahm, stand eine Sofort-Sanierung des Dachs an, die mit rechtzeitiger Reparatur ein Drittel gekostet hätte. Die Heizkostenabrechnungen mussten für zwei Jahre korrigiert werden. Und eine Gewährleistungsfrist für die 2019 erneuerte Fassade war still und leise abgelaufen, weil der Vorverwalter weder den Mangel dokumentiert noch einen Beschlussvorschlag zur Mängelrüge vorgelegt hatte. Allein dieser Verlust belief sich auf geschätzte 65.000 Euro. Die jährliche Ersparnis durch den Billigverwalter? Rund 2.500 Euro gegenüber einem marktüblichen Angebot.

Solche Fälle machen deutlich, dass die Verwalterpauschale nur ein kleiner Teil der Gleichung ist. Die tatsächlichen Kosten einer Verwaltung bemessen sich an dem, was sie verhindert, nicht an dem, was sie berechnet.

Was eine gute Verwaltung leisten muss

Der gesetzliche Pflichtenrahmen des Verwalters steht in § 27 WEG. Die Vorschrift liest sich nüchtern, hat es aber in sich. Der Verwalter muss Beschlüsse der Eigentümer durchführen (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG), und zwar vollständig und fachgerecht. Der BGH hat in seinem Grundsatzurteil vom 8. Juni 2018 (V ZR 125/17) klargestellt: Diese Pflicht trifft ausschließlich den Verwalter, nicht die Gemeinschaft als solche. Setzt der Verwalter einen Beschluss nicht oder fehlerhaft um, kann jeder einzelne Eigentümer ihn im Klagewege zur Erfüllung anhalten. Und für Schäden, die aus der mangelhaften Umsetzung entstehen, haftet der Verwalter aus § 280 Abs. 1 BGB.

Das geht über bloße Buchführung weit hinaus. Der Verwalter muss den Zustand des Gemeinschaftseigentums im Blick behalten, Instandsetzungsbedarf erkennen, die Eigentümer informieren und Beschlussvorlagen ausarbeiten, die verschiedene Handlungsoptionen mit Kostenschätzungen aufzeigen. Wer das nicht tut, handelt pflichtwidrig. Punkt. Das hat der BGH im Urteil vom 19. Juli 2019 (V ZR 75/18) nochmals bestätigt.

Seit der WEG-Reform 2020 kommt eine weitere Anforderung hinzu: § 26a WEG verlangt grundsätzlich einen zertifizierten Verwalter. Eine ordnungsmäßige Verwaltung setzt voraus, dass der Verwalter über die Sachkunde verfügt, die für die Verwaltung einer Wohnungseigentumsanlage erforderlich ist. Ausnahmen gelten nur bei Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, bei denen ein Eigentümer selbst verwaltet und weniger als ein Drittel aller Eigentümer eine Zertifizierung verlangen.

In München bedeutet professionelle Verwaltung aber noch etwas darüber hinaus. Es heißt, die lokalen Besonderheiten zu kennen. Den Münchner Mietspiegel bei der Stellplatzvermietung berücksichtigen. Die Förderprogramme der Stadt und des Freistaats für energetische Sanierung kennen und aktiv vorschlagen. Die Anforderungen der Denkmalschutzbehörde bei Fassadenarbeiten an Gründerzeithäusern in Schwabing einschätzen. Die Eigenheiten des Münchner Grundbuchwesens navigieren. Das sind Dinge, die ein Verwalter aus Hamburg oder ein reiner Online-Dienstleister schlicht nicht mitbringt, egal wie günstig das Angebot aussieht.

Die Haftungsfrage: Was passiert, wenn der Verwalter Fehler macht?

Haftung ist ein Thema, das viele Eigentümer erst dann interessiert, wenn es zu spät ist. Dabei hat die Rechtsprechung in den vergangenen Jahren ein ziemlich klares Bild gezeichnet.

Der Verwalter haftet der Gemeinschaft für Pflichtverletzungen aus dem Verwaltervertrag in Verbindung mit § 280 Abs. 1 BGB. Das umfasst alles: von der fehlerhaften Abrechnung über die unterlassene Instandhaltung bis zur pflichtwidrigen Verwendung von Gemeinschaftsgeldern. Der BGH hat im Urteil vom 26. Januar 2024 (V ZR 162/22) die Verwalterhaftung für fehlerhafte Abschlagszahlungen an Handwerker präzisiert: Der Verwalter haftet, wenn er Zahlungen leistet, ohne die Leistungserbringung ordnungsgemäß kontrolliert zu haben.

Seit der WEG-Reform hat sich allerdings ein wesentlicher Punkt geändert. Das zeigt das BGH-Urteil vom 5. Juli 2024 (V ZR 34/24): Einzelne Wohnungseigentümer können den Verwalter seit dem 1. Dezember 2020 nicht mehr direkt auf Schadensersatz verklagen. Der Verwaltervertrag entfaltet keine drittschützende Wirkung mehr zugunsten der einzelnen Eigentümer. Stattdessen müssen Eigentümer ihre Ansprüche gegen die Gemeinschaft richten, die sich wiederum das Verhalten des Verwalters über § 31 BGB zurechnen lassen muss. Die Gemeinschaft nimmt dann Regress beim Verwalter.

Das klingt nach einem Umweg, und es ist einer. In der Praxis bedeutet das: Wenn der Verwalter Mist baut, müssen die Eigentümer zuerst einen Beschluss herbeiführen, den Verwalter in Regress zu nehmen. Weigert sich die Mehrheit, bleibt die Beschlussersetzungsklage nach § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG. Es funktioniert, aber es ist mühsam und teuer. Umso wichtiger, einen Verwalter zu wählen, bei dem man diesen Weg gar nicht erst gehen muss.

Warum der Verwaltermarkt in München so angespannt ist

Wer in München eine neue WEG-Verwaltung sucht, merkt schnell: Es gibt weniger Angebot, als man denkt. Die CRES-Studie 2024/2025 liefert die Erklärung in einer einzigen Zahl: 52 Prozent der größeren Verwaltungsunternehmen lehnen die Übernahme kleiner WEGs (unter zehn Einheiten) inzwischen ab. Nicht aus Arroganz, sondern aus wirtschaftlicher Notwendigkeit. Kostendeckend arbeitet eine Verwaltung erst ab etwa acht bis neun Einheiten. Darunter ist das Verhältnis von Aufwand und Ertrag schlicht unrentabel, wenn die Verwaltung professionell arbeiten will.

Hinzu kommt der Fachkräftemangel. Qualifizierte WEG-Verwalter wachsen nicht auf Bäumen, schon gar nicht in einer Stadt, in der die Lebenshaltungskosten selbst für Fachkräfte zur Herausforderung werden. Die regulatorischen Anforderungen steigen gleichzeitig: Gebäudeenergiegesetz (GEG), kommunale Wärmeplanung, EU-Emissionshandel ab 2027, Heizkostenverordnung, digitale Nebenkostenabrechnung. Jeder dieser Punkte erfordert Fortbildung, Zeit, Kompetenz. Die Verwaltung, die 17 Euro pro Einheit aufruft, kann diese Anforderungen nicht erfüllen. Die Frage ist nur, wann es auffällt.

Verwalterwechsel: Wann es Zeit ist und wie es geht

Wer nach dem Lesen dieses Artikels ins Grübeln kommt, ob die eigene Verwaltung noch die richtige ist, dem sei gesagt: Ein Verwalterwechsel ist seit der WEG-Reform 2020 deutlich einfacher geworden. § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG erlaubt die Abberufung des Verwalters jederzeit durch einfachen Mehrheitsbeschluss. Ein wichtiger Grund, wie ihn das alte Recht forderte, ist nicht mehr nötig. Die Eigentümerversammlung kann schlicht beschließen: Wir wollen einen anderen Verwalter.

Der Verwaltervertrag endet nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung, auch wenn der Vertrag eine längere Laufzeit vorsieht. Diese gesetzliche Regelung ist nicht abdingbar. Kürzere vertragliche Kündigungsfristen bleiben natürlich wirksam.

Die Bestellungsdauer ist auf maximal fünf Jahre begrenzt (§ 26 Abs. 2 Satz 1 WEG). Bei Erstbestellung nach Begründung des Wohnungseigentums sogar auf drei Jahre. Wer also merkt, dass die Verwaltung nicht funktioniert, muss nicht ewig warten.

Worauf es beim Wechsel praktisch ankommt, welche Unterlagen die neue Verwaltung zwingend braucht und wie der Übergabeprozess strukturiert ablaufen sollte, haben wir in unserem Beitrag Hausverwaltungswechsel in München ausführlich beschrieben. Der Wechsel selbst ist kein Hexenwerk. Die eigentliche Herausforderung ist die Entscheidung, die richtige Verwaltung zu finden, die den Anforderungen des Objekts gewachsen ist.

Fazit: Qualität hat ihren Preis, Inkompetenz hat ihren höheren

Die Verwalterpauschale ist ein monatlicher Betrag auf dem Kontoauszug. Die Folgen einer schlechten Verwaltung sind ein Posten, der sich über Jahre in der Substanz des Gebäudes und im Gemeinschaftsvermögen niederschlägt. Wer bei der Verwalterwahl nur auf den Preis schaut, der verhält sich wie jemand, der beim Zahnarzt nach dem günstigsten Angebot fragt. Es mag kurzfristig günstiger sein. Langfristig zahlt man drauf.

München braucht Verwaltungen, die nicht nur verwalten, sondern mitdenken. Die Instandhaltung proaktiv planen, Eigentümerversammlungen vorbereiten, als hätte jeder Beschluss Konsequenzen (hat er nämlich), und die wissen, was der BGH von einem Verwalter erwartet. Diese Verwaltungen kosten mehr als 17 Euro pro Einheit. Aber sie sind es wert.

Haben Sie Fragen zu Ihrem konkreten Objekt, zu den Kosten einer professionellen Verwaltung in München oder zur Bewertung Ihres aktuellen Verwalters? Kontaktieren Sie die Immobilienverwaltung Wottschal. Marina Wottschal und ihr Team schauen sich Ihre Situation gern an.